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Trello, uno strumento fondamentale per il lavoro da freelance

Pubblicato da Paola Franco // 26 Settembre 2019 // 133 visualizzazioni

Per un freelance o per chiunque lavori nel mondo del digitale l’organizzazione è fondamentale, liste di cose da fare appuntate ovunque, telefono, computer, tablet, post-it in ufficio o a casa, mappe mentali disegnate a mano o con software appositi, oltre alle numerose telefonate ed email da scrivere. Può capitare che alcune di queste informazioni si perdano o non vengano “collocate” nel luogo preposto. Se poi il lavoro dev’essere svolto in team la cosa può amplificarsi: è necessario aver ben chiaro chi deve fare cosa e con che tempistiche, quali informazioni son state condivise e quali no, che scadenze devono essere rispettate e così via.

Le soluzioni che si possono trovare online a questo problema molto comune esistono e hanno vari nomi, Trello, Asana, Base Camp, Apollo, Bitrix, e hanno tutte come comune denominatore la creazione di bacheche e di liste per suddividere il lavoro.  In altre parole sono la virtualizzazione delle vecchie bacheche magnetiche o in sughero che tutti abbiamo in ufficio o a casa.

Trello, una lista di liste

Tra tutti i software che ho provato negli ultimi 2 anni, quelli che ho trovato più intuitivo e semplice da utilizzare e che mi sento quindi di consigliare è Trello, che in sintesi è proprio una “lista di liste”.

Trello si basa, come tutti questi programmi, sull’organizzazione dei progetti in bacheche dentro cui creare diverse liste divise per argomento o per avanzamento del lavoro. Tutto quello che non è nativo del software può però essere aggiunto tramite estensioni: Google Hangouts o Slack per le chat, Google Calendar per i calendari condivisi, Drive o Dropbox per la condivisione di file e così via.

 

Nella prima schermata si trova la bacheca esemplificativa di Trello, con il tutorial d’uso e tutte le bacheche create dall’utente. Queste possono essere personalizzate inserendo immagini o colori di sfondo e possono rimanere private o essere condivise con le persone che fanno parte del singolo progetto.

All’interno di queste bacheche il lavoro è quindi organizzato in liste tematiche dentro cui inserire i vari task da completare e Trello consiglia la classica struttura divisa in tre sezioni: Da Fare (To-Do), In esecuzione (Doing), Fatto (Done). Ogni lista può comunque essere rinominata dall’utente e contiene una descrizione, una o più checklist, possibilità di allegare immagini o file, spazio per i commenti, scadenze indicate in un calendario ed anche una chat interna.

Personalmente uso Trello adattando la struttura proposta dal software alla mia routine lavorativa. Ho quindi una bacheca per ogni progetto aperto e all’interno di queste creo diverse liste a seconda dell’avanzamento del lavoro:

Primo incontro – Da Fare – In Esecuzione – Fatto – Da presentare – Pagamenti

Ogni lista può essere condivisa con più persone e avrà un calendario con delle priorità ben specificate: ad esempio la sezione Da Fare avrà vari membri: il cliente che dovrà caricare il materiale entro una certa data, il SEO expert per la parte SEO, il grafico per l’avanzamento della bozza, lo sviluppatore che si occuperà del codice e così via. Ogni task completato viene chiuso e/o spostato nella lista successiva del flusso di lavoro.

Il vantaggio di un sistema come Trello è proprio quello di concentrare tutte le informazioni di un progetto all’interno di uno stesso ambiente e rendere il flusso di avanzamento più chiaro e semplice a tutte le persone coinvolte. Il cliente è più soddisfatto perché ha un’idea più globale del lavoro e delle sue scadenze, il project manager tiene d’occhio tutto il processo semplicemente guardando la bacheca e il collaboratore ha chiaro il suo ruolo e la sua responsabilità. Un win win insomma.

 

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